写真・文章・音源を迷わず探せる共有フォルダのつくり方：名前と置き場のルール

共有フォルダは、「素材の種類ごとに箱を分け、ファイル名に日付と内容を入れ、最新版は一か所だけに置く」という三つのルールで整えると、迷わず使えるようになります。準備の途中でルールを決めて全員で共有すれば、公開中の発信やお礼の投稿で、必要な写真や文章をすぐに取り出せます。

この記事では、フォルダの分け方、ファイル名の付け方、共有の決まりごと、公開後の整理を、表や手順で紹介します。

素材が増えると、何が困るのか

クラウドファンディングの準備では、ページの文章、写真、紹介動画、音源、リターンの写真、お礼状の文面と、素材が次々に増えていきます。複数人で進めると、同じ内容のファイルがあちこちに保存され、次のような困りごとが起こりがちです。

• どれが最新の文章か分からず、古い下書きを貼ってしまう
• 写真を探すのに時間がかかり、投稿のタイミングを逃す
• それぞれの手元にしかないファイルがあり、担当者が不在だと誰も使えない
• 音源や動画が重く、送るたびに時間がかかる

手元の素材を最初に棚卸しする作業は、準備の最初の一歩として大切です。棚卸しで見つけた素材を置く「家」を先に決めておくと、その後の作業が楽になります。

フォルダは「種類」と「使う場面」で分ける

フォルダの分け方は、細かくしすぎないことが大切です。最初の階層は、六つ程度の箱に絞ると、全員が覚えられます。

フォルダ名	入れるもの	ポイント
01_企画メモ	企画を一枚にまとめた資料、目標と使い道のメモ、打ち合わせのメモ	決まったことを時系列で残す
02_ページ文章	ページ本文の下書き、見出し案、キャッチコピー案	最新版は一つだけ置く
03_写真	メイン画像の候補、現場の写真、人物の写真、リターンの写真	選んだ写真と元の写真を分ける
04_動画と音源	紹介動画、ショート動画、試聴用の音源、字幕のデータ	書き出した完成版と、編集中のデータを分ける
05_発信	SNSの投稿文、予告の文面、お礼状、活動報告の下書き	投稿の予定日を名前に入れる
06_支援者対応	質問への答えのひな形、名簿、発送の資料	個人の情報が入るので、見られる人を限る

番号を頭に付けておくと、並び順が固定されて見つけやすくなります。迷ったときは、「公開中に誰が、いつ使うか」で置き場所を決めましょう。

ファイル名は「日付_内容_版」でそろえる

ファイル名のルールは、短くて、誰が見ても分かることが一番です。おすすめの形は、日付、内容、版の三つを区切り記号でつなぐ方法です。

部分	書き方	例
日付	年月日を数字でそろえる	20261108
内容	何の素材かが分かる言葉	ページ冒頭文
版	v1、v2のように数字で増やす。確定したものは「確定」	v3

たとえば「20261108_ページ冒頭文_v3」のように付けます。日付を頭に置くと、並べ替えたときに新しい順や古い順で並びます。「最終」「最終2」「本当に最終」のような名前は、あとから見て順番が分からなくなるので、版の数字で管理しましょう。

写真の名前の付け方

写真は、撮影した日と場面で名前を付けます。「20261108_リハーサル_舞台正面」のように、場面と向きを入れると、投稿用に選ぶときに中身を開かずに探せます。機器が自動でつける番号のままだと、後から探すのが大変になるので、選んだ写真だけでも名前を付け直しておきましょう。

共有のルールを三つ決める

フォルダとファイル名が決まったら、チームで使うための約束を決めます。細かい決まりごとは増やさず、次の三つに絞ります。

1. 最新版は一か所だけ：メールやメッセージで送り合ったファイルは、受け取った人が共有フォルダに入れて、元の添付は消していく
2. 編集する人を決める：ページ文章は担当者が直し、他の人はコメントで伝える。同時に直さないことで、内容が上書きされるのを防ぐ
3. 使ってよい範囲を書く：写真や音源に、写っている人や権利の確認が済んでいるかを一言添える

三つ目は、後で困らないための大切な備えです。人が写っている写真、他の人が作った音楽や映像を使うときは、使い方を決める前に、持ち主や出演者に確認しておきます。確認が必要な内容は、専門家にご相談いただくと安心です。確認が済んだ素材には、フォルダの中に「確認済み」の印をつけて区別しましょう。

週に一度の「整える時間」

ルールは、決めただけでは少しずつ崩れていきます。準備の期間中は、打ち合わせの終わりに5分だけ、フォルダを整える時間をとりましょう。その日に増えた素材を正しい箱に移し、名前が自動の番号のままのものを付け直し、古い版を「過去の版」へ送ります。

この5分があると、公開前の最終確認で、日付・金額・リンク・名前の見直しをするときにも、確認する資料がすぐに見つかります。担当者が急に不在になっても、別の人が同じ場所から続きを進められます。

音源や動画は、重さに気をつける

音楽や映像を扱う企画では、ファイルが大きくなりがちです。送るたびに時間がかかったり、受け取れなかったりすると、準備の流れが止まってしまいます。

• 共有用には、軽くした書き出し版を置き、元のデータは担当者の機器と予備の保存先に分けて置く
• メッセージに添付するのではなく、共有フォルダのリンクを送る
• 音源は、ページに置く試聴用と、リターン用の完成版を別のフォルダにする
• 動画には、字幕のデータも同じ名前の仲間として置く

試聴用の音源や字幕入りの動画は、ページに置く前に「どこに置くか」を決めておくだけで十分です。

公開中と公開後の使い方

公開中は、フォルダの中身をいじるより、使うことに集中します。毎日の発信は、05_発信の中の予定日が付いたファイルを順番に使い、投稿が終わったものには「投稿済み」と付けておきます。

終了後は、整理の時間をとります。次のことを一緒にすると、次の挑戦の準備が楽になります。

1. 公開中に使った写真と文章の中から、よく読まれたものに印をつける
2. 支援者対応の資料は、必要な期間が終わったら見られる人を減らして保管する
3. 全体を一つにまとめて、予備の保存先にも写しておく

支援者名簿は、お礼や発送、連絡を一枚で管理できる表にまとめると、06_支援者対応の中で迷いません。

素材づくりから一緒に進めます

クラウドファンディング支援は、プロジェクト設計、物語と動画・音楽、リターン設計、広報と伴走の四つの手伝いで、地域の団体、お店、音楽や舞台のつくり手の挑戦を応援しています。文章・写真・動画・音楽といった準備のものも、起案者が自分の言葉で語れるよう一緒につくります。

流れは、ご相談→設計→準備→公開・伴走→報告です。準備は公開したい日の90日前から始めるのが目安で、料金はプロジェクトごとに相談のうえお見積りします。お問い合わせフォームやLINE（AtoNO Records）から、オンラインで全国どこからでもご相談いただけます。まずはクラウドファンディング支援のトップページをご覧ください。

よくある質問

フォルダ分けは、いつ決めるのがよいですか。

準備を始めてすぐの、素材がまだ少ない時期がおすすめです。素材が増えてからの整理は大変なので、最初に箱だけ作っておきましょう。

共有の道具は、何を使えばよいですか。

チーム全員が開ける道具を選びます。使い慣れているものがあれば、それがいちばんです。大切なのは道具より、置き場と名前のルールを守ることです。

古い版は消したほうがよいですか。

一つの「過去の版」というフォルダにまとめて移せば、混ざらずに残せます。必要になったときに戻せるので安心です。