共催や後援をお願いする依頼状の書き方と順番

共催や後援、協力のお願いは、「何をしてほしいのか」「相手にとってどんな意味があるのか」「いつまでに返事がほしいのか」の三点が一枚で分かる依頼状にすると、受け取った側が検討しやすくなります。この記事では、依頼状の構成、添える資料、送る順番、返事が来たあとの動き方を順に整理します。

共催・後援・協力のちがいを、自分の言葉で整理する

依頼状を書く前に、お願いしたい関わり方を三つに分けて考えます。呼び方は団体ごとに違うので、依頼状には呼び方よりも「具体的に何をしてほしいか」を書くのが大切です。

関わり方	お願いする内容の例	ページでの見せ方
共催	企画の運営や当日の運び方を一緒に担う	主催者欄に団体名を並べる
後援・応援	団体名を載せて応援してもらう	協力団体の欄にロゴや名称を載せる
協力	場所、機材、広報の場など、できる範囲で手を貸してもらう	活動報告で協力の様子を紹介する

それぞれに団体側の手続きや決め方があり、会議を通す必要があるところも少なくありません。まずは窓口の方に、お願いしたい内容を口頭で伝え、どんな形なら動きやすいかを聞いてから書面にすると、無理のない依頼状になります。

依頼状は五つの段落で組み立てる

便せん一枚から二枚に収まる長さを目安に、次の順で書きます。

1. あいさつと、これまでのお付き合いへのお礼（初めての団体なら、紹介してくれた方の名前）
2. 挑戦の内容：何を、誰のために、いつ、どこで行うのかを三文で
3. お願いしたいこと：共催・後援・協力のどれで、具体的にどんな関わりか
4. 相手にとっての意味：地域の人が集まる、活動が広く知られる、子どもや高齢の方が参加できる、など
5. 返事の期限と連絡先、お返事を急がなくてよい点（検討の時間を尊重する一言）

三番目の「お願いしたいこと」は、箇条書きにして選んでもらう形にすると、返事が簡単になります。「団体名の掲載のみ」「掲載とお知らせの転送」「会場の一角の掲示」など、小さな関わりから選べるようにしておくと、受け入れてもらいやすくなります。

添える資料は三点にそろえる

依頼状だけで伝わらない部分は、資料で補います。多すぎると読んでもらえないので、三点に絞ります。

• 企画の一枚資料：目的、日程、場所、完成するもの、予算の使い道の概略
• ページの見本：公開前の下書きを印刷したもの、またはスマホで見せる画面
• 掲載イメージ：団体名がどこにどう載るかを示した図やサンプル

掲載イメージを見せると、相手は「自分たちの名前がこの位置に載る」と具体的に想像できます。団体名の表記（正式名称か略称か）、ロゴの使い方は、先方の指示に従う旨を書いておくと、やり取りが円滑です。

お願いする順番を決める

複数の団体に依頼するときは、順番が大切です。同じ地域の団体どうしは、誰が先に承諾したかを気にすることがあります。

順番の考え方

1. 企画のきっかけに近い団体、日頃から関わりの深い団体から
2. その団体が承諾してくれたら、「すでにこの団体が応援してくれています」と伝えられる
3. 次に、地域の中心的な役割を担う団体や施設へ
4. 最後に、広く知らせる役割の媒体や商店の組合へ

承諾をもらった団体の名前を次の依頼状に載せるときは、先に当の団体へ「次の依頼状にお名前を載せてもよいか」を確認します。この一手間が、信頼を守ります。

送る時期

公開したい日の90日前からの準備期間のうち、最初の一か月で窓口へのあいさつを済ませ、二か月目に依頼状を届け、三か月目にページへの掲載内容を確定する流れが組み立てやすくなります。団体の会議が月に一度だけという場合もあるので、早めの打診が安心です。

依頼状の文例と、窓口へのあいさつの言い方

文章に迷うときは、次の骨組みに自分の企画の言葉を入れてみてください。

「このたび、地域の子どもから大人までが集まる野外の舞台づくりに挑戦いたします（挑戦の内容）。つきましては、貴団体のお名前を協力団体として企画ページに掲載させていただけないでしょうか（お願い）。掲載により、日頃から活動を見守ってくださる皆さまにも企画をお知らせでき、地域のつながりが一層広がると考えております（相手にとっての意味）。お忙しいところ恐れ入りますが、会議の都合などもあるかと存じますので、○月○日ごろまでにお返事をいただけますと幸いです（期限と配慮）。」

文例のとおり、一文ごとに役割を持たせると、長くなりすぎません。「ご検討いただけますと幸いです」で終えると、相手に判断の余地を残せます。

窓口で直接お願いするときは、最初の一分で伝える内容を決めておきます。名乗り、挑戦の内容を一文、お願いしたいことを一文、そして「資料をお持ちしたので、お手すきのときにご覧ください」と手渡す流れです。その場で返事を求めず、「会議にかけていただく場合は、いつごろの予定でしょうか」と相手の進め方を尋ねると、先方のペースを大切にしていることが伝わります。話した内容は、帰ってから日付と相手の名前、聞いた話を一行ずつメモに残し、次の連絡のときに「先日お話ししたとおり」と続けられるようにします。

返事が来たあとの動き方

返事は、承諾、条件つきの承諾、見送りの三通りに分かれます。どれにも、受け取った日のうちにお礼の返信を送ります。

• 承諾：掲載の文言と表記を確認し、ページと資料の校正を送って、最終の了承をもらう
• 条件つき：条件を一覧にし、対応できるか、できない場合は代わりに何ができるかを返す
• 見送り：理由を深く尋ねず、「また機会があればお声がけします」と結び、公開後の報告は送ってよいかだけ伺う

見送りは、相手の都合や時期の問題であることが多く、今後の関係につながる大切な一歩です。公開が終わったら、承諾してくれた団体にも、見送りだった団体にも、結果の報告を届けると関係が続きます。

公開中と公開後に、協力団体へ届けるもの

協力してくれた団体は、公開中も「どうなっているか」を気にしています。お願いしっぱなしにしないために、次の連絡を予定に入れます。

• 公開した日：ページのリンクと、団体の紹介が載った箇所のお知らせ
• 折り返しのころ：進み具合と、団体が転送しやすい短い文面
• 終了後：結果への感謝、リターンの届け方、完成後の予定

団体の会報やお知らせ欄に載せてもらえるなら、短く使える文章（二百字ほど）と写真を一緒に渡します。相手が手を動かす部分を少なくするほど、紹介は実現しやすくなります。

また、協力団体の欄には、団体の紹介を一行ずつ添えると、読む人が「どんな団体が支えているのか」を知る手がかりになります。一行の内容は団体の担当の方に書いてもらうか、起案者が書いたものを確認してもらい、団体らしい言葉に整えます。

依頼状の下書きの見直しや、一枚資料の作り方、お願いする順番の組み立ては、クラウドファンディング支援の伴走でご一緒できます。挑戦したいことと時期をお聞かせください。クラウドファンディング支援のトップページから、お問い合わせフォームまたはLINEでご相談いただけます。

よくある質問

依頼状は手紙とメールのどちらがよいですか？

団体の普段の連絡手段に合わせます。初めてのお願いは、窓口に口頭で伝えたうえで、書面を手渡しや郵送で届けると丁寧です。急ぎの確認はメールやメッセージで補います。

返事が来ないときは？

期限の一週間前と、期限の当日にやさしく一度ずつ確認します。会議の予定を聞いておくと、待つ時期の目安が分かります。

個人のお店にお願いするときも同じ形でよいですか？

長さは短くして構いません。お願いしたい内容と、店にとっての意味、返事の期限の三点があれば、直接お会いして渡す形でも伝わります。